L'ÉLÉMENT X
Concevoir l'espace en fonction du travail
De nombreuses organisations se tournent vers le travail basé sur les activités, conçu pour permettre aux employés de se déplacer dans leur lieu de travail selon leur horaire et leurs besoins spécifiques. Notre méthode de l’Élément X aborde le travail basé sur les activités et aide nos clients à transformer les modèles traditionnels désuets, qui impliquent des horaires de 9 h à 17 h et des places désignées, en un lieu de travail moderne et flexible. Cette nouvelle façon de travailler laisse place à la confiance réciproque et permet aux employés de travailler où ils le veulent, quand ils le veulent, dans des paramètres établis.
La transformation du lieu de travail traditionnel en lieu basé sur les activités demande un changement de mentalité. Ce type d’endroit pousse les dirigeants à se demander de quoi les gens réellement ont besoin, outre leur titre et leur expertise. Ils peuvent ensuite donner aux gens le choix d’espace qu’ils veulent utiliser aussi longtemps qu’ils le désirent. Pour y arriver, de nombreuses entreprises doivent mettre à jour leur culture et s’attaquer à des facteurs fondamentaux :
L'Élément X : un design dynamique favorise le travail agile
D'un modèle
hiérarchique rigide
Structure hiérarchique, linéaire et cloisonnée
- Ordinateurs de bureaux fixes
- Processus linéaire basé sur un horaire de 9 à 5
- Formule hiérarchique avec contrôle des directives et des opinions
- Courriels dépendants du papier, problèmes de technologies des courriels, réunions formelles
- Places désignées
- Lieu de travail ancré dans une structure fixe
À un modèle
agile et flexible
Structure en réseau, integrée, collaborative et agile
- Style de travail basé sur un écosystème
- Démonstration de confiance
- Technologie en présentiel tenant un rôle facilitateur invisible
- Collaboration constante aux multiples dimensions
- Technologie numérique et sans fil
- Monde de travail où l’on veut, quand on le veut
01. Concept
Avison Young conseille d’exploiter le pouvoir d’un environnement de travail numérique en concevant divers types d’espaces sous un même toit1, aussi appelés « ensembles de composantes ». Ce concept optimise la flexibilité et la facilité pour les employés qui utilisent l’espace selon leurs besoins. Par exemple, si l’un d’eux a besoin d’un espace pour travailler avec concentration, il peut facilement se réserver un bureau, un poste de travail ou une bibliothèque où le calme est de mise. Si un employé doit tenir une réunion avec des clients dans une salle de conférences2, il peut en réserver une pour le groupe en un tournemain. Parallèlement, si une équipe a spontanément besoin de se réunir, elle trouvera des modules de collaborations avec équipement technologie à disposition. Quelle que soit l’activité, il y a un espace correspondant, prêt à utiliser et facile à réserver sans grand effort administratif. Cette facilité d’utilisation est primordiale pour l’adoption d’un milieu de travail numérique et le succès à long terme.
02. Expérience sensorielle
Les espaces pour le travail basé sur des activités donnent aux employés des indices pour utiliser un espace. Qu’ils aient besoin d’un espace bouillonnant ou calme selon chaque tâche, les employés devraient pouvoir évaluer rapidement quel espace leur convient à ce moment-là3. Par exemple, la cuisine est généralement très animée où l’on s’attend à des arômes de café, de la musique émise par les haut-parleurs et le bourdonnement de collègues qui socialisent. Tous ces éléments attirent les gens pour une collaboration active. D’autres espaces, comme les bibliothèques, sont toujours calmes et permettent une plus grande concentration pour créer votre prochaine présentation ou un projet conceptuel. Ainsi, Avison Young conseille à ses clients de bien planifier les divers éléments d’espaces pour un comportement instinctivement adéquat et un respect mutuel en milieu de travail.
03. Renforcement comportemental
Grâce à des modèles optimaux pour le travail basé sur les activités, les gens sont au fait des attentes pour les espaces : le calme dans la salle d’étude, l’utilisation de cabines pour les appels téléphoniques et le transport de ses biens avec soi pour que les autres puissent se servir des espaces, et se sentir autonome vis-à-vis son équipe et son superviseur de pouvoir gérer son espace à sa façon. Aucune quantité de café gratuit ne peut encourager des employés à tenir une réunion dans la cuisine si leurs dirigeants froncent les sourcils dès qu’ils s’éloignent de leurs postes de travail.
04. Apprentissage itératif
Les employés arrivent vraiment à adopter de nouvelles méthodes telles que le travail basé sur des activités quand les dirigeants adoptent une nouvelle mentalité, et que la conception, les comportements et la programmation se transforment avec un lieu de travail évolutif. Quand les dirigeants s’engagent à laisser circuler les avis de tous par des données qualitatives et quantitatives et en mettant en œuvre les solutions qui en découlent pour améliorer le milieu de travail, ils aident à assurer le succès de leurs nouveaux espaces.
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1https://www.wework.com/ideas/workspace-solutions/flexible-products/eight-kinds-of-space-your-office-needs-for-activity-based-working 2https://www.wework.com/ideas/workspace-solutions/flexible-products/10-conference-rooms 3https://www.wework.com/ideas/workspace-solutions/flexible-products/10-conference-rooms
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